Der Digitale Wandel in der Finanzbuchhaltung (FiBu) erfordert den Einsatz verschiedener Tools, die über das bloße digitale Empfangen von Belegen hinausgehen und auf die automatisierte Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten abzielen.
Wichtige Hebel für die Digitalisierung der FiBu sind:
- Schnittstellen als strategischer Hebel: Die wahre Digitalisierung der FiBu liegt in der automatisierten Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten. Schnittstellen zu den Vorsystemen der Mandanten, wie z.B. DATEV Datenservices, sind besonders effizient und ermöglichen bis zu 128 Buchungssätze pro Stunde. Auch andere Anbieter wie ADDISON bieten vergleichbare Schnittstellenkonzepte wie SmartConnect an. Diese Schnittstellen sorgen für kontinuierliche Datenflüsse, indem strukturierte Buchungsinformationen direkt und medienbruchfrei ins Kanzleisystem gelangen, statt über PDF-Uploads oder E-Mail-Weiterleitungen. Die Kanzlei wandelt sich hierbei von der Belegerfasserin zur Integratorin.
- Künstliche Intelligenz (KI) in der Buchhaltung: KI-Tools sind bereits Teil des Kanzleialltags und verändern die Art, wie Buchhaltungsdaten verarbeitet und interpretiert werden.
- DATEV-KI-Lösungen: Der Automatisierungsservice Rechnungen (ASR) und der Automatisierungsservice Bank (ASB) von DATEV sind lernende Systeme, die Inhalte analysieren, Muster erkennen und automatisierte Buchungsvorschläge direkt im Hintergrund des Kanzleisystems erzeugen. Der ASR erreicht durchschnittlich 110 Buchungssätze pro Stunde.
- Spezialisierte KI-Plattformen: Anbieter wie Finmatics, buchhalter.pro und Tabular bieten Plattformen, die Belegtypen automatisch erkennen, trennen und Buchungsvorschläge oder ganze Buchungssätze generieren, wobei sie sich durch Training stetig verbessern.
- Dialogfähige KI: Start-ups wie Countful bieten mit ihrer KI-Assistenz Tess sogar Lösungen an, die nicht nur Buchungssätze erstellen, sondern bei Bedarf auch direkt mit Mandanten kommunizieren, beispielsweise wenn Belege fehlen. Diese Entwicklungen zeigen, dass Buchhaltung nicht länger ausschließlich von Menschen durchgeführt werden muss und Routineaufgaben zunehmend in intelligente Systeme verlagert werden.
Konkrete Tool-Empfehlungen für die digitale FiBu, insbesondere wenn noch kein System vorhanden ist:
Die Auswahl der richtigen Tools sollte sich an Kriterien wie Schnittstellenfähigkeit, GoBD-Konformität, Benutzerfreundlichkeit, Branchenspezifität und Kosten orientieren. Praktische Tools können sein:
- Automatische Belegsammlung:
- Invoicefetcher
- GetMyInvoices
- Rechnungssoftware:
- lexoffice
- easybill
- Eingangsrechnungsverarbeitung:
- Candis
- DATEV Unternehmen Online (Obwohl es Belege digital empfängt, liegt seine Effizienz mit 80 Buchungssätzen pro Stunde kaum über der Papierbuchhaltung und deutlich unter echten Schnittstellen).
- Ausgabenmanagement:
- Pleo
- Circula
- Reisemanagement:
- Lanes & Planes
- Fahrtenbuch:
- Vimcar
- FinTechs:
- Finom
- Qonto
- Spezialisierte Software für E-Commerce:
- Amainvoice: Eine Software, die bewährte Lösungen für automatisierte Schnittstellen zwischen Amazon und der Buchhaltung bietet, inklusive automatischem Zahlungsabgleich der Erlöse und transparenter Aufschlüsselung komplexer Amazon-Gebühren. Sie ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch mit DATEV.
- Taxdoo, bekannt für Umsatzsteuer im Onlinehandel, hat eine Buchhaltungssoftware übernommen und integriert diese in seine Plattform, um einen durchgehenden Prozess von der Transaktion bis zur fertigen Buchung zu ermöglichen, was die Notwendigkeit klassischer Kanzleisoftware in diesem Bereich reduzieren kann.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 schafft zudem ein Zeitfenster für Kanzleien, ihre Mandanten bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen zu beraten, die medienbruchfrei mit der Kanzlei kommunizieren.
Zusammenfassend verlagern sich Buchhaltungsfunktionen zunehmend in die Systeme der Mandantschaft, in vorgelagerte Spezialsoftware oder in KI-Funktionen innerhalb bestehender Kanzleisoftware. Die Rolle der Kanzlei wandelt sich vom Erfassungsdienstleister zum Gestalter digitaler Datenflüsse und strategischen Partner.
