Die Einführung von Microsoft 365 Copilot verspricht, die Produktivität am Arbeitsplatz durch automatische Inhaltserstellung und Datenanalyse zu verbessern. Der KI-Assistent integriert sich tief in die M365-Dienste und -Anwendungen und verarbeitet natürliche Sprache, um Aufgaben zu automatisieren und die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Es reicht jedoch nicht aus, nur den semantischen Index zu aktivieren und Lizenzen zuzuweisen.
Wichtige Aspekte bei der Einführung
- Autorisierung und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass Nutzer nur Zugriff auf autorisierte Inhalte erhalten. Dies ist aus rechtlichen und regulatorischen Gründen wichtig.
- Zusätzliche Dienste und Anwendungen: Für einen gesicherten Betrieb sind weitere Dienste wie Microsoft Purview erforderlich.
- Inhaltskonsolidierung: Planen Sie die Konsolidierung vorhandener Inhalte, um sicherzustellen, dass der KI-Assistent nur relevante Inhalte anzeigt, für die der Fragesteller berechtigt ist. Vermeiden Sie übermäßiges Teilen mit externen Adressaten.
- Aktualität der Inhalte: Stellen Sie sicher, dass Daten, deren Aufbewahrungsfrist überschritten ist, gelöscht werden. Hierfür sind Microsoft Purview Information Protection und Purview Data Loss Prevention (DLP) zuständig.
- Lizenzen: Für die Einführung von Microsoft 365 Copilot sind verschiedene Lizenzen erforderlich, darunter Microsoft 365 E3- oder E5-Pläne, Apps for Enterprise, OneDrive for Business, Microsoft Teams Premium und SharePoint Online Advanced Management (SAM).
Technische Voraussetzungen und Herausforderungen
- Apps for Enterprise: Ersetzen Sie ältere Microsoft-Office-Versionen durch Apps for Enterprise. Die Einführung erfordert möglicherweise die Umstellung des Update-Kanals auf einen monatlichen Rhythmus, was zu Störungen führen kann. Es wird empfohlen, Apps for Enterprise direkt aus dem Intune-Katalog zuzuweisen, um Risiken zu minimieren.
- Outlook New: Microsoft veröffentlicht relevante M365-Copilot-Funktionen für Outlook nur noch für Outlook New for Windows, dem jedoch noch wesentliche Funktionen fehlen.
- Migration nach OneDrive for Business: Migrieren Sie Dokumente aus dem Heimverzeichnis auf dem Dateiserver und lokale OneNote-Notizbücher nach OneDrive for Business.
Microsoft Teams Premium
- Microsoft Teams Premium bietet mit der Zusammenfassung von Besprechungen (Meeting Recap) und der automatischen Aufgabenableitung (Action Item Detection) einen Mehrwert. Administratoren müssen jedoch die Aufzeichnung, Transkription und Copilot in den Besprechungsrichtlinien aktivieren. Der Betriebsrat sollte frühzeitig einbezogen werden, um sicherzustellen, dass Aufzeichnungen nicht zur Mitarbeiterkontrolle missbraucht werden.
SharePoint Online
- In vielen Organisationen werden relevante Inhalte in Site Collections in SharePoint Online abgelegt. Microsoft empfiehlt, ergänzend zu Purview das SharePoint Advanced Management (SAM) einzuführen. SAM hilft, inaktive Site Collections zu identifizieren und zu archivieren.
Compliance mit Purview
- Etablieren Sie grundlegende Sicherheits- und Compliancestandards. Nutzen Sie das E5-Compliance-Add-on, um das übermäßige Teilen nach einer abgeschlossenen Klassifizierung über eine Richtlinie in Purview Data Loss Prevention (DLP) einzuschränken. Lassen Sie vorhandene Dateien und E-Mails automatisch mit Purview Information Protection klassifizieren. Führen Sie Purview Data Lifecycle Management ein, um sicherzustellen, dass Copilot intern nur auf aktuelle Inhalte zugreift.
Weitere Purview-Bausteine
- Purview Insider Risk Management (IRM) hilft, potenzielle Risiken durch Nutzer zu identifizieren. Purview Audit ermöglicht es, die Nutzung von Microsoft 365 Copilot nachzuverfolgen. Der Purview Compliance Manager stellt sicher, dass eine Organisation regulatorische Anforderungen erfüllt. Communication Compliance und Data Security Posture Management (DSPM) sind ebenfalls relevant.
Fazit
Organisationen, die Microsoft 365 Copilot einführen möchten, müssen verschiedene Aspekte in ihrer Projektplanung berücksichtigen. Es ist sinnvoll, ein Data-Governance-Team aufzubauen, das sich täglich um die fachlichen Aufgaben kümmert. Die Einführung von SharePoint Advanced Management wird als Ergänzung zu Purview empfohlen. Es gibt viel zu tun, bevor man Microsoft 365 Copilot in einer Organisation etabliert.
Um Microsoft 365 Copilot einzuführen, benötigt eine Organisation mit mehr als 300 Mitarbeitern für jeden Nutzer folgende Lizenzen:
- Microsoft-365-E3-Plan oder -E5-Plan, wobei es bei einem E3-Plan zusätzlich eines E5-Compliance-Add-ons bedarf, das kostenpflichtig ist.
- Apps for Enterprise und OneDrive for Business mit 1 TByte Speicher – beides ist bereits im Leistungsumfang eines Microsoft-E3- oder -E5-Plans enthalten.
- Eine kostenpflichtige Lizenz Microsoft Teams Premium, denn nur damit lässt sich sowohl die intelligente Zusammenfassung als auch die Aufgabenableitung nutzen.
- Eine kostenpflichtige Lizenz für SharePoint Online Advanced Management (SAM), die unter anderem ergänzende Funktionen zu Microsoft Purview enthält.
- Die Browsererweiterungen für Microsoft Purview auf allen Endgeräten.
- Und natürlich eine kostenpflichtige Lizenz von Microsoft 365 Copilot.
Purview Data Loss Prevention (DLP) spielt eine wichtige Rolle im Zusammenhang mit Microsoft 365 Copilot, indem es Organisationen hilft, übermäßiges Teilen von Daten zu verhindern und Compliance-Standards einzuhalten.
Hier sind die wichtigsten Funktionen und Aspekte von Purview DLP im Kontext von M365 Copilot:
- Einschränkung des übermäßigen Teilens: Mit dem E5-Compliance-Add-on lässt sich das übermäßige Teilen nach einer abgeschlossenen Klassifizierung über eine Richtlinie in Purview Data Loss Prevention (DLP) einschränken. Eine Organisation kann beispielsweise eine untergeordnete Vertraulichkeitsbezeichnung wie „streng vertraulich – extern“ definieren, damit Mitarbeiter Konstruktionsdaten für eine neue Fahrzeugserie nur mit ausgewählten Mitarbeitern eines Stahlherstellers teilen können.
- IRM-Alarm: Wenn ein Nutzer versucht, ein mit „streng vertraulich“ gekennzeichnetes Dokument an unautorisierte Empfänger weiterzugeben, greift eine Richtlinie in Data Loss Prevention und löst einen IRM-Alarm aus.
- Veränderung für Nutzer: Wenn eine Organisation das ungehinderte Teilen in MS Teams, SharePoint Online und OneDrive for Business per Data Loss Prevention einschränkt, bedeutet das für die Nutzer eine wesentliche Veränderung.
- Sicherheits- und Compliancestandards: Vor dem Einsatz von M365 Copilot muss eine Organisation grundlegende Sicherheits- und Compliancestandards etablieren.
- Datenverlust verhindern: Es ist wichtig, dass Daten, deren Aufbewahrungsfrist überschritten ist, gelöscht werden. Hierfür sind Microsoft Purview Information Protection und Purview Data Loss Prevention (DLP) zuständig.
- Richtlinien: Richtlinien in Purview Data Loss Prevention greifen, wenn ein Nutzer versucht, ein als „streng vertraulich“ markiertes Dokument an nicht autorisierte Empfänger weiterzugeben, und lösen einen IRM-Alarm aus.
Microsoft Teams Premium bietet einen Mehrwert durch:
- Zusammenfassung von Besprechungen (Meeting Recap): Der M365 Copilot bietet eine Zusammenfassung der wichtigsten Kernaussagen und Entscheidungen einer Besprechung.
- Automatische Aufgabenableitung (Action Item Detection): Konkrete Aufgaben oder Handlungsanweisungen aus dem Gesprächsverlauf werden erkannt und direkt bestimmten Teilnehmern oder Gruppen zugewiesen.
Es ist jedoch zu beachten, dass Administratoren die Aufzeichnung, Transkription und Copilot in den Besprechungsrichtlinien im Teams Admin Center aktivieren müssen. Der Betriebsrat sollte frühzeitig einbezogen werden, um sicherzustellen, dass Aufzeichnungen nicht zur Mitarbeiterkontrolle missbraucht werden. Um diese Funktionen in Microsoft Teams nutzen zu können, ist für jeden M365-Copilot-Nutzer eine Premium-Lizenz von Microsoft Teams erforderlich.
